個人的な整理整頓ルール

整理整頓はとても重要です．整理整頓が正しくできていないと，無用なコスト（時間や空間やお金など）により仕事の効率が低下してしまいます．

子どもの頃はよく「整理整頓しなさい」と両親や先生から言われていましたが，ほとんどやっていませんでしたし，その重要さにも気づいていませんでした．しかし，大人になり（特に時間とお金の）制約を感じるようになると，整理整頓の重要さを理解し始めました．

整理整頓に関するテクニックは世の中にたくさんあると思いますが，ここでは私が実践している整理整頓ルールを紹介します．

整理・整頓とは

言葉の正しい意味は辞書を引いてもらうとして，私は次のように捉えています．

「整理」とは，要るモノと要らないモノを識別し，要らないモノを処分することです．処分とは，捨てるなり売るなりして手放すことです．（最近はメルカリに代表される個人間取引のフリマアプリなど，処分の手助けになるツールが充実していますね．）整理において難しいのが，要る・要らないの判断基準ですが，これについては後述します．

「整頓」とは，モノのあるべき場所を決め，あるべきモノがあるべき場所にある状態を保つことです．使う時にはワークスペース（机の上など作業を行う場所）に移動させますが，使った後は元の場所に戻します．

考え方

基本的には次のような考え方をもとにルールを作っています．

人間は基本的に怠惰であり，優柔不断であり，一貫した判断ができない．そこで，整理整頓ルールは都度判断が必要とされない実行条件を定義する．（他人でも同じように実行されるようなルールにする．）

整理を邪魔する「いつか必要になるかも」という考えを捨てる．「マーフィーの法則に従うのなら，それが必要になるのはそれを手放したときになるであろう」と考える．つまり，手放さない限りそのときは来ない，と割り切る．一定期間必要性が生じなかったモノは，今後必要になる可能性も低いと考える．保管コスト（場所，探す時間）が高くなってしまうので，必要になる可能性が低いものは処分し，改めて必要になったらまた買うように考える．

モノの置き場所は分類（書類，筆記用具，アクセサリなど）によってではなく，使用頻度によって決める．使用頻度の高いモノを使いやすい場所に置き，使用頻度の低いモノを収納性の高い場所（倉庫，押入れなど）に置く．

モノの置き場所

モノを置く場所は次のように4つ設定しています．これは家の広さや世帯構成や普段使うモノの多さによって，人それぞれだと思います．私の場合は単身マンションで持ち物も少ないので，置き場所の数とそれぞれの容量は少ない方なんじゃないかなと思います．

アクセスのしやすい順，収納スペースの小さい順です．

ワークスペース＝卓上
- 今現在使っているモノを置く場所
- 1週間以上使わないモノは，ワークスペースには置き続けない
ファストストレージ
- 少なくとも1ヶ月に1度程度は使うモノを置く場所
- 比較的すぐに取り出すことができる
- 数日以上格納しておいてもホコリが積もらないような，引き出しや扉付き戸棚
メインストレージ
- 少なくとも半年に1度程度は使うモノを置く場所
- 大きなモノや，使用頻度が低いモノを置く
ウェアハウス
- 非常に大きなモノや，使用頻度が年に1度程度のモノを置く場所
- 最も大容量

ルール

考え方とモノの置き場所を前提として，次のようなルールを決めて定期的に実行しています．前述の通り，実行条件を決めることで，このルールに則った行動をする際に都度判断が必要とされないようにしています．

週に1度やること

ワークスペースにあり，今週1度も触れていないモノをファストストレージに移す
ファストストレージに入り切らない場合は，そこにあるモノのうち，最も昔に使ったモノをメインストレージに移す

1ヶ月に1度やること

ファストストレージにあり，今月1度も触れていないモノをメインストレージに移す
メインストレージに入り切らない場合は，そこにあるモノのうち，最も昔に使ったモノをウェアハウスに移す

半年に1度やること

メインストレージにあり，ここ2ヶ月で1度も触れていないモノをウェアハウスに移す
ウェアハウスに入り切らない場合は，そこにあるモノのうち，最も昔に使ったモノを処分する

年に1度やること

ウェアハウスにあり，ここ1年で1度も触れていないモノを処分する
それ以外の場所（洗面台の下，台所の下など）もチェックして，ここ1年で1度も触れていないモノを処分する

例外: モノを取り出すのが面倒だなと感じた時

使用頻度が変わっているモノであれば，ウェアハウスからメインストレージへ，メインストレージからファストストレージへ移動させる
そうでなければ勘違いなので何もしない（単に整頓の重要性を忘れている可能性が高い）

上4つはタスク管理ツールで実行タイミングを管理しています．

ただし，やはり人間なので，そんな機械的にできない場合もあります．そこで，「メインストレージにあるけどもう絶対いらないからすぐ処分する」とか「もうしばらく使わないからワークスペースからウェアハウス行きにする」など，処分側に早めるようなことはOKとしています．その代わり，「1年使っていないけど，要るかもしれないからウェアハウスに留めておく」とか「また後で使う（と思う）からワークスペースに出しておく」という方向は絶対にNGとしています．

デジタルなモノへの適用

この整理整頓ルールは物理的なモノに限らず，デジタルなモノ（コンピュータ内のファイル，Webサービスのアカウントなど）にも適用できると思っています．まだ実践していませんが・・・．